In CRIS werden dienstliche Informationen zu Personen und Organisationen gespeichert, welche teilweise automatisch öffentlich angezeigt werden. Weitere Zugriffe sind durch ein Rechte-Rollen-System definiert. Sie können die öffentliche Anzeige selbst konfigurieren und auch der Datenübertragung zu CRIS widersprechen.
Login
Die Nutzerdaten für CRIS werden täglich aus dem IdM (Identitätsmanagement der FAU) übertragen. Dies ermöglicht eine Anmeldung über Single Sign-On (SSO), was auch bedeutet, dass eine IdM-Benutzerkennung für die Nutzung von CRIS erforderlich ist (Antrag und Aktivierung im IDM-Portal).
Eine Provisionierung in CRIS erfolgt automatisch für Wissenschaftler/innen, Lehrstuhl- und Professurinhaber/innen und Verwaltungsmitarbeiter/innen außerhalb der zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), sowie Promovierende. Studierende haben keinen Zugriff auf den internen Bereich von CRIS (wenn diese damit arbeiten sollen, bitte eine Mail an cris-support@fau.de senden).
Sie müssen nach dem erstem Login bestätigen, dass Sie Single Sign-On für die Anmeldung an CRIS nutzen möchten. Danach werden Sie auf die Startseite von CRIS weitergeleitet.
Verwendung personenbezogener Daten
In CRIS werden folgende dienstliche personenbezogene Daten aus zentralen Datenbanken automatisch gespeichert (kursiv = öffentlich sichtbar):
- Vorname
- Nachname
- vorheriger Nachname (wenn vorhanden)
- E-Mailadresse
- Geburtsdatum (nur für Administratoren zugänglich)
- Akademische Grade (wenn vorhanden)
- IDM-Benutzerkennung
- DiaPers-Nummer (wenn vorhanden)
- Geschlecht
- Zuordnungen zu Organisationseinheiten (z.B. Lehrstuhl)
- aktive und ehemalige Funktionen (wie Doktorant/in, Wissenschaftler/in, Lehrstuhlinhaber/in, …)
Die Verarbeitung dieser Daten ist durch den Datenschutzbeauftragten der FAU freigegeben und wurde auch mit dem Personalrat abgestimmt. Serverstandort ist im RRZE (Südgelände der FAU in Erlangen).
Bei der Nutzung von CRIS wird der Zeitpunkt der Anmeldung gespeichert, beim nächsten Login wieder überschrieben. Bei Änderungen an Datensätzen, wie z.B. Publikationen, wird neben dem Zeitstempel auch gespeichert, welcher Nutzer die Änderung durchgeführt hat. Diese Informationen sind ausschließlich für das CRIS-Support-Team sichtbar.
Öffentlich sichtbar sind nur Informationen zu in der Wissenschaft tätigen Personen (Wissenschaftler/innen und technische Mitarbeiter/innen). Informationen zu Verwaltungspersonal sind nicht abrufbar. Grundsätzlich erfolgt keine Übertragung von Telefonnummern und Adressen aus universitären Systemen (weder dienstlich, noch privat).
Datenzugriff durch andere Nutzer/innen
Die Berechtigungen in CRIS werden rollenbasiert vergeben. Je nach Funktion an der Universität werden einige Rollen automatisch vergeben, andere nur explizit bei begründetem Bedarf.
Nachfolgend finden Sie eine Kurzübersicht, welche Personengruppen Zugriff auf Inhalte in CRIS haben bzw. bekommen können:
1. Vollzugriff auf Datensätze, welche mit ihnen verknüpft sind (Publikationen, Projekte, Auszeichnungen, …):
- Wissenschaftler/innen (inkl. wissenschaftliche Hilfskräfte)
- technische Mitarbeiter/innen an den Fakultäten
2. Auswertende Aufgaben bei begründeter Notwendigkeit & zentrale Eingaben:
- Beschäftigte der ZUV (z.B. Abteilungen F & S)
- Mitarbeiter/innen der Fakultätsverwaltungen
- Forschungsreferent/innen & Forschungskoordinator/innen
- Lehrstuhlinhaber/innen
- CRIS-Beauftragte
- CRIS-Admins
- Mitarbeiter/innen Interdisziplinärer Zentren
- Verwaltungsmitarbeiter/innen an Fakultäten (nach Delegation)
3. Administrative Aufgaben:
- Mitarbeiter/innen CRIS
- Systembetreuer/innen RRZE
- Technischer Support: Clarivate Analytics (Deutschland) GmbH (ehem. Thomson Reuters (Professional) Deutschland GmbH)
Die detaillierte Verfahrensbeschreibung zum Forschungsinformationssystem können Sie beim Datenschutzbeauftragten der FAU einsehen.
Sichtbarkeit von Datensätzen
Datensätze im Entwurfsstatus können i.A. nur durch direkt verknüpfte Personen eingesehen werden. Beispielsweise sind Publikationen im Entwurf weder für die Fakultätsverwaltung noch für Professurinhaber/innen sichtbar.
Sperrung des öffentlichen Profils
Standardmäßig sind persönliche Profile weltweit öffentlich im Forschungsportal sichtbar. Sie können Ihr Profil wie folgt ausblenden:
- Klicken Sie nach dem Login auf Bearbeiten neben Ihrem Namen.
- Scrollen Sie nach unten bis zum Punkt und setzen dort den Haken.
- Klicken Sie auf Zwischenspeichern und Abbrechen.
Auf die gleiche Weise lässt sich eine Sperrung wieder rückgängig machen. Bitte beachten Sie, dass bei einer Sperrung des Profils in CRIS auch keine Datenauslieferung an z.B. eine Lehrstuhl-Website erfolgt.
Widerspruchsmöglichkeit zur Datenübertragung
Selbstverständlich können Sie die Übertragung Ihrer Daten aus dem IdMS sperren lassen und eine Löschung Ihrer Daten in CRIS erwirken. Wenden Sie sich hierzu bitte an den CRIS-Support. Möchten Sie nur die Profilanzeige im Forschungsportal unterbinden, so bietet CRIS dafür bereits eine Funktion (siehe oben).
